Administrația fiscală primește tot mai multe informații despre activitatea firmelor prin sisteme electronice diferite, de la facturi și evidențe contabile până la transporturi de mărfuri și vânzări înregistrate prin casele de marcat. Datele ajung automat la ANAF, care le folosește atât pentru precompletarea unor declarații, cât și pentru verificarea coerenței informațiilor raportate de contribuabili.
Unul dintre principalele canale este RO e-Factura, prin care firmele transmit facturile electronic către sistemul administrat de Ministerul Finanțelor. Din 1 ianuarie 2026, termenul de transmitere a fost schimbat de la cinci zile calendaristice la cinci zile lucrătoare de la emiterea facturii. Documentul electronic conține datele furnizorului și beneficiarului, produsele sau serviciile facturate, cantitățile și TVA-ul aferent, astfel încât factura nu mai rămâne doar în evidența internă a firmei, ci ajunge direct în sistemul fiscal.
Un al doilea nivel de raportare este SAF-T, Fișierul Standard de Control Fiscal, transmis prin declarația D406. Acesta preia informații standardizate din evidențele contabile și fiscale ale contribuabilului, iar obligația se aplică diferențiat, în funcție de tipul firmei: societăți pe acțiuni, societăți cu răspundere limitată și alte persoane juridice care țin contabilitate în partidă dublă. Frecvența de transmitere variază de la lunar sau trimestrial, pentru cei care raportează periodic, până la trimestrial pentru firmele cu perioadă fiscală semestrială sau anuală și pentru cele neînregistrate în scopuri de TVA.
La acestea se adaugă RO e-TVA, prin care ANAF pune la dispoziția firmelor un decont de TVA precompletat, construit din informațiile deja existente în sistemele fiscale. Decontul precompletat nu înlocuiește obligația firmei de a depune propriul decont, ci oferă un instrument de verificare suplimentar, iar în 2026 formularul a fost modificat pentru a fi corelat cu noile reguli ale Decontului 300.
Transporturile de bunuri care intră în sfera legislației sunt raportate separat, prin sistemul RO e-Transport, unde obligația depinde de natura operațiunii, a mărfurilor și de rolul firmei în lanțul de transport. La rândul lor, operatorii care folosesc case de marcat electronice transmit automat către ANAF informațiile generate de aparate, astfel încât administrația fiscală ajunge să dispună și de date despre vânzările efective, nu doar despre facturare și contabilitate.
Pentru că aceste sisteme colectează informații diferite, dar despre aceleași operațiuni comerciale, ele permit administrației fiscale să confrunte datele provenite din surse separate. O tranzacție poate apărea simultan în factura electronică, în evidența contabilă raportată prin SAF-T, în informațiile folosite pentru decontul e-TVA și, dacă e cazul, în declarația de transport sau în datele casei de marcat.
Pentru firme, această digitalizare înseamnă că informațiile generate de aplicațiile de facturare, contabilitate, gestiune a stocurilor și raportare fiscală trebuie să fie coerente între ele și compatibile cu formatele impuse de autorități. Nu toate companiile au însă aceleași obligații: acestea diferă în funcție de tipul contribuabilului, regimul de TVA, natura operațiunilor și categoria de bunuri sau tranzacții implicate, astfel încât două firme cu activitate comercială similară pot avea cerințe de raportare diferite.
